Konfiguracja systemu rezerwacji

System rezerwacji Fotigo to narzędzie, które automatyzuje proces umówienia sesji z klientami. Właściwa konfiguracja zapewni płynne działanie, oszczędność czasu i dobre wrażenie u klientów, którzy będą mieli pewność, że współpracują z profesjonalistą.

Podstawowe ustawienia

Dobrze skonfigurowany system rezerwacji to podstawa profesjonalnego biznesu fotograficznego. Warto poświęcić czas na właściwe ustawienia - dobra konfiguracja pozwoli zaoszczędzić czas wielokrotnie w przyszłości.

Dla zapewnienia płynności i wygody działania systemu zacznij od skonfigurowania swojej oferty, którą chcesz udostępnić w rezerwacji:

Stwórz Typy sesji

To kategorie sesji, dzięki którym łatwiej będzie Ci zarządzać Pakietami oraz Rezerwacjami Sesji. Szczegółowy opis tej czynności znajdziesz w artykule: Jak ustawić typy sesji w Fotigo

Skonfiguruj Pakiety

Szczegółowy opis tej czynności znajdziesz w artykule: Konfiguracja pakietów w systemie Fotigo

Podstawowe ustawienia kalendarza

Dodaj dostępność

Z menu po lewej stronie ekranu wybierz moduł Rezerwacji.

Następnie ustaw swoją dostępność przechodząc do okna konfiguracji rezerwacji - klikając 'Dodaj dostępność' - w górnej części ekranu.

Kalendarz rezerwacji

W kolejnym oknie kliknij w button 'Dodaj dostępność'

Okno Terminy dostępności

Wprowadź ustawienia:

Formularz Dostępność

W formularzu określ:

• godziny i datę dostępności
• czy schemat ma być powtarzany w kalendarzu (Nie powtarzaj / Co tydzień / W dni powszednie)
• Pakiety, z których będą mogli wybierać Twoi klienci
• czas potrzebny na wykonanie jednej sesji (oraz przerwy - jeśli potrzebujesz ich przed lub po sesji)
• minimalny czas, w którym można zapisać się na sesję
• czy te ustawienia mają być widoczne dla klientów w kalendarzu do rezerwacji

Kliknij 'OK' by zapisać ustawienia.

Konfiguracja linku do rezerwacji

Z menu po lewej stronie ekranu wybierz moduł Rezerwacji.

Następnie przejdź do okna konfiguracji linku do rezerwacji, klikając w przycisk 'Udostępnij' - w górnej części ekranu.

Przycisk Udostępnij

Okno podglądu i konfiguracji strony do rezerwacji dla klientów

W tym miejscu możesz sprawdzić jak będzie wyglądała strona do rezerwacji, którą będą oglądać Twoi klienci.

Podgląd strony rezerwacyjnej

W dolnej sekcji strony możesz dokonać konfiguracji najważniejszych elementów rezerwacji:

• modyfikować terminy dostępności
• ustawić linki do swoich mediów społecznościowych, które będą widoczne w nagłówku strony rezerwacyjnej

Szczegółowy opis tej czynności znajdziesz tutaj: Jak uzupełnić profil użytkownika

• zmodyfikować opis i zdjęcia sesji

Szczegółowy opis tej czynności znajdziesz tutaj: Konfiguracja opisów sesji do rezerwacji

• zmodyfikować ustawienia pakietów

Szczegółowy opis tej czynności znajdziesz tutaj: Konfiguracja pakietów w systemie Fotigo

• dodać swój logotyp, który będzie wyświetlany w nagłówku strony do rezerwacji

Szczegółowy opis tej czynności znajdziesz tutaj: Jak uzupełnić profil użytkownika

• skonfigurować własny regulamin sesji, który klienci będą akceptować podczas rezerwacji

Szczegółowy opis tej czynności znajdziesz tutaj: Konfiguracja regulaminu usług fotografa w Fotigo

• skonfigurować ustawienia zaliczek

Szczegółowy opis tej czynności znajdziesz tutaj: Jak ustawić zaliczki

Opcje konfiguracji

Link do udostępnienia

Po pełnej konfiguracji możesz skopiować dedykowany link, który udostępnisz swoim klientom, klikając button 'Skopiuj link' w górnej części strony.

Link do udostępnienia

Dodawanie i modyfikacja rezerwacji

Ręczne dodawanie rezerwacji

System Fotigo daje fotografowi możliwość ręcznego dodawania rezerwacji do systemu. Aby zacząć należy kliknąć w dowolnie wybrany termin w kalendarzu rezerwacji i uzupełnić okno szczegółów rezerwacji podając:

• godziny i datę rezerwacji
• wybierając klienta
• wskazując pakiet

i zatwierdzić wprowadzone dane, klikając button 'OK'.

Formularz dodawania rezerwacji

Formularz rezerwacji z wyborem klienta i pakietu

Modyfikacja rezerwacji

System Fotigo daje fotografowi możliwość wprowadzenia zmian w utworzonej rezerwacji. W tym celu należy kliknąć w wybraną rezerwację w kalendarzu, a następnie zmienić wybrane ustawienia - datę, godzinę, pakiet, klienta lub usunąć rezerwację z systemu.

Okno modyfikacji rezerwacji

Okno rezerwacji z dostępnymi godzinami, klientem i pakietem

Komunikacja z klientami

System Fotigo komunikuje się z Twoimi klientami i z Tobą za pomocą automatycznych wiadomości mailowych.

System wysyła wiadomości do klienta:

• po złożeniu rezerwacji z wymaganą zaliczką - potwierdzającą rezerwację
• po złożeniu rezerwacji bez wymaganej zaliczki - z linkiem do kliknięcia przez klienta, w celu potwierdzenia rezerwacji, a potem wiadomość potwierdzająca rezerwację
• z informacjami o modyfikacji rezerwacji przez fotografa (np. zmiana godziny) oraz o anulowaniu rezerwacji

System wysyła wiadomości do fotografa:

• o pojawieniu się nowej potwierdzonej rezerwacji w systemie

Dodatkowe wiadomości mailowe

Ponadto w Fotigo każdy fotograf może skonfigurować dodatkowe wiadomości, które będą wysyłane mailowo do klientów po dokonaniu (i potwierdzeniu / opłaceniu) rezerwacji - zawierające np. najważniejsze informacje dot. sesji lub wskazówki dojazdu do studia.

Konfiguracja wiadomości

Dodatkowe wiadomości do rezerwacji możesz skonfigurować na karcie 'Wiadomości email' w sekcji 'Rezerwacje' w 'Ustawieniach':

Menu ustawień - Rezerwacje - Wiadomości e-mail

Wybierz sekcję 'Wiadomości e-mail' w ustawieniach rezerwacji

Klikając button 'Dodaj wiadomość'

Przycisk Dodaj wiadomość

Ekran wiadomości e-mail z przyciskiem 'Dodaj wiadomość'

W oknie tworzenia wiadomości możesz skonfigurować treść wiadomości, którą otrzymają klienci po rezerwacji terminu na sesję (potwierdzeniu / wpłacie zaliczki).

W górnej części okna należy z rozwijanej listy wybrać pakiet lub pakiety, których będzie dotyczyła ta wiadomość.

Formularz tworzenia wiadomości

Formularz 'Nowa wiadomość' z wyborem pakietów i edytorem treści

Aby zapisać zmiany kliknij button 'Zapisz' na dole strony.

Edycja i usuwanie wiadomości

Aby edytować utworzoną wcześniej wiadomość należy kliknąć button 'Edytuj' przy wiadomości na liście wszystkich skonfigurowanych wiadomości do rezerwacji.

Edycja i usuwanie wiadomości

Lista wiadomości z opcjami 'Edytuj' i 'Usuń' przy każdej wiadomości

Przycisk przenosi do okna konfiguracji treści wiadomości. Aby zapisać zmiany należy kliknąć button 'Zapisz' na dole strony.

Aby usunąć wiadomość należy kliknąć button 'Usuń' przy wybranej wiadomości, a następnie potwierdzić usunięcie klikając 'Tak, usuń' w oknie dialogowym.

Potwierdzenie usunięcia wiadomości

Okno dialogowe z potwierdzeniem usunięcia wiadomości

---

Artykuł został dodany do centrum pomocy Fotigo. Poprawna konfiguracja systemu rezerwacji pozwoli Ci zaoszczędzić czas i zapewnić profesjonalną obsługę klientów 24/7.